Fichaje y normativa
Fichaje en restaurantes: cómo registrar la jornada sin dejar horas sin explicar
El servicio se alarga, alguien vuelve por la noche o se olvida de fichar al salir. El registro debe recoger lo que ha ocurrido y permitir revisarlo después. Aquí tienes cómo organizarlo, qué guardar y qué comprobar antes de cerrar la nómina.
Pau Coderch8 min de lectura
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En 30 segundos
- Registra cuándo se trabaja, también cuando cambia el servicio. Cada persona debe tener su entrada y salida reales. En un turno partido, separar comida y cena permite distinguir las horas trabajadas del intervalo entre servicios.
- Los olvidos necesitan una corrección explicada. Confirma qué ocurrió, conserva la incidencia y deja constancia de quién cambia el registro y por qué. Sustituir automáticamente la hora por la del cuadrante puede ocultar tiempo trabajado.
- El trabajo continúa al cerrar el mes. Revisa los resúmenes de horas extra y de contratos a tiempo parcial, facilita las copias que correspondan y conserva los registros cuatro años con acceso para su consulta.
Qué debe recoger el fichaje y quién tiene que hacerlo
El registro diario debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Es la obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, incorporada por el Real Decreto-ley 8/2019. En un restaurante afecta también a las personas contratadas para refuerzos, al personal a tiempo parcial y a los fijos discontinuos durante su actividad.
El cuadrante explica cuándo estaba previsto trabajar. El fichaje debe permitir saber qué ocurrió: si alguien entró antes para preparar la sala, salió más tarde porque se alargó un grupo o cambió de turno. Copiar automáticamente el horario previsto puede dejar esas diferencias fuera del registro.
Identifica a la persona, la fecha y las horas reales. El procedimiento debe explicar cuándo se considera que comienza el trabajo y cómo se registran los descansos, atendiendo al convenio y a la organización del restaurante. No confundas el cierre al público con el final de la jornada si después queda trabajo de recogida.
La empresa debe garantizar el registro. Entregar una app o una hoja no completa esa obligación: el equipo necesita instrucciones, una forma de comunicar incidencias y una persona responsable de revisarlas. Si alguien trabaja en más de un centro, comprueba cómo se reúne su jornada para consultarla.
Cómo registrar un turno partido y corregir un olvido
En un turno partido, separar las entradas y salidas de cada tramo permite distinguir el trabajo del intervalo entre servicios. Si una persona trabaja de 12:00 a 16:00 y de 20:00 a 23:00, hay siete horas de trabajo en este ejemplo, no once. Registrar solo la primera entrada y la última salida ocultaría cuatro horas de interrupción.
El tratamiento de una pausa dentro del servicio depende de su naturaleza, del convenio y de los acuerdos aplicables. Deja ese criterio explicado antes de implantar el sistema. La finalidad es poder interpretar el registro sin tener que adivinar si una pausa se computaba como tiempo de trabajo.
Servicio de comidas
Servicio de cenas
4 h + 3 h = 7 horas trabajadas
Ejemplo ilustrativo, sin pausas dentro de cada tramo. Su tratamiento depende del convenio y de la organización del trabajo.
- Comprueba qué pasó.Si falta una salida, habla con la persona y contrasta la información disponible. No sustituyas el dato por la hora del cuadrante sin comprobarla.
- Documenta la corrección.Guarda el dato corregido, el motivo, quién lo modifica y cuándo. El sistema debe permitir explicar el cambio y evitar que se pierda el historial necesario.
- Revisa si el problema se repite.Un olvido aislado y una salida que falla cada noche requieren medidas distintas. Comprueba el dispositivo, la conexión y si el procedimiento encaja con el cierre del local.
Horas extra y contratos a tiempo parcial: qué revisar al cerrar la nómina
El registro diario alimenta la revisión de jornada, pero no resuelve por sí solo cómo se trata cada diferencia. Antes de cerrar la nómina, contrasta contrato, convenio, distribución del tiempo de trabajo y horas efectivamente realizadas. Un exceso sobre el cuadrante no permite concluir automáticamente qué concepto corresponde pagar o compensar.
El tiempo parcial tiene obligaciones específicas: la jornada se registra día a día, se totaliza mensualmente y se entrega a la persona una copia del resumen de horas ordinarias y complementarias junto con el recibo de salarios. El artículo 12.4.c prevé, ante el incumplimiento de estas obligaciones, la presunción de jornada completa salvo prueba en contrario.
Para las horas extraordinarias, el artículo 35.5 exige el registro diario y su totalización en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, con entrega de copia del resumen. Revisa la compensación, los límites y la cotización con quien gestione las nóminas; una exportación de la app no sustituye esa comprobación.
| Situación | Qué tienes que hacer |
|---|---|
| Horas extraordinarias | Registrar día a día, totalizar en el periodo de pago y entregar copia del resumen con la nómina (art. 35.5). |
| Tiempo parcial | Totalizar cada mes y entregar copia de las horas ordinarias y complementarias con la nómina. Sin registro, se presume jornada completa salvo prueba en contrario (art. 12.4.c). |
Qué guardar y cómo recuperarlo cuando lo pidan
Conserva los registros durante cuatro años. El artículo 34.9 exige que permanezcan a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Organiza los accesos para que cada consulta pueda atenderse sin exponer información de otras personas que no corresponda compartir.
Antes de confiar en el archivo, prueba a recuperar un mes completo de una persona: entradas, salidas e incidencias. Comprueba que el documento se entiende fuera del programa y que puedes relacionarlo con sus resúmenes. Guardar un archivo que no sabes abrir o que depende de un usuario dado de baja no resuelve la consulta.
Si cambias de proveedor, acuerda la exportación y la conservación antes de cancelar. Conserva una copia del histórico y comprueba que el nuevo sistema empieza en la fecha prevista, sin huecos entre ambos. El plazo de cuatro años sigue afectando a los registros anteriores aunque ya no utilices la aplicación.
- Registros diarios identificados por persona y fecha, con las incidencias documentadas.
- Resúmenes del personal a tiempo parcial y de horas extraordinarias que correspondan.
- Un archivo accesible y un procedimiento de recuperación, con permisos definidos.
- Contratos, cuadrantes y nóminas localizables para contrastar la jornada, con sus propios plazos de conservación.
Qué multa puede haber por incumplir el registro de jornada
La LISOS tipifica en su artículo 7.5 el incumplimiento de las normas sobre registro de jornada como infracción grave. La escala general de estas infracciones laborales va de 751 a 7.500 euros. El grado y la cuantía concreta dependen de los hechos y de los criterios de graduación; no existe un importe que puedas deducir únicamente de una salida olvidada.
Además del registro, una revisión puede revelar otras cuestiones de jornada, salario o cotización. Deben analizarse por separado con su normativa y sus circunstancias. No multipliques el máximo de una sanción por toda la plantilla ni sumes importes como si cada incidencia tuviera una multa automática.
Si descubres que llevas tiempo sin registrar, implanta el procedimiento y conserva la evidencia disponible sobre los periodos anteriores. Documenta qué faltaba y qué has corregido. No fabriques fichajes retrospectivos para aparentar que el archivo siempre estuvo completo.
De 751 a 7.500 €
Rango de las infracciones graves según el artículo 40.1.b de la LISOS. Grado mínimo: 751-1.500 €; medio: 1.501-3.750 €; máximo: 3.751-7.500 €.
Papel, Excel o app: qué comprobar antes de elegir
El artículo 34.9 no prescribe un soporte concreto. La organización y documentación se establecen mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, por decisión empresarial previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras. Comprueba también el convenio y cualquier desarrollo normativo que resulte aplicable.
El soporte tiene que servir para registrar, conservar y consultar las horas reales. Con papel, define dónde se guardan las hojas y cómo se documentan las correcciones. Con una hoja de cálculo, controla accesos, versiones y copias. Con una app, prueba el funcionamiento durante el servicio y qué ocurre cuando falla la conexión.
No elijas solo por la rapidez del botón de entrada. Pide una demostración con un turno partido, una salida olvidada y una exportación mensual. Comprueba que la persona trabajadora puede consultar lo que corresponde y que el restaurante conserva el acceso al histórico si termina el contrato con el proveedor.
Una rutina para que las incidencias no lleguen juntas a final de mes
Asigna una persona responsable y un relevo. Durante la incorporación, explica dónde se ficha, cómo se registran los distintos tramos y a quién se comunica un error. Haz una prueba con el empleado antes de su primer servicio para detectar problemas de acceso o de dispositivo.
Revisa las incidencias con suficiente frecuencia para poder aclararlas mientras el equipo recuerda lo ocurrido. No esperes al cierre de nómina para preguntar por una salida de varias semanas atrás. Si se repite el mismo fallo, cambia el procedimiento o corrige la herramienta.
Antes de enviar las horas a la gestoría, comprueba que no faltan personas ni días trabajados, que las correcciones están explicadas y que los resúmenes coinciden con los registros. Entrega las copias que correspondan y archiva la versión revisada. Esta rutina distribuye el trabajo y permite justificar las diferencias cuando aparecen.
Preguntas frecuentes
El artículo 34.9 no fija un soporte concreto. Elige un sistema que permita registrar las horas reales, conservarlas y consultarlas; comprueba también el convenio y cualquier desarrollo normativo aplicable.
Esta obligación regula el trabajo por cuenta ajena. La situación de un colaborador depende de su relación real con el restaurante, no solo de que facture como autónomo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, lo decide la empresa previa consulta a los representantes legales de los trabajadores (art. 34.9).
Explica el procedimiento, registra la incidencia y confirma las horas trabajadas. La empresa sigue siendo responsable de garantizar el registro.
El cuadrante refleja la planificación. El registro debe recoger el inicio y finalización reales de cada jornada. Una firma mensual no convierte automáticamente el horario previsto en un registro de lo efectivamente trabajado.
El registro debe reflejar el final de la jornada de trabajo. Si después de cerrar al público se realizan tareas de limpieza, preparación o cierre, no deben quedar fuera por confundir el fin del servicio con el fin del trabajo.
