Fichaje y normativa
Multa por no fichar en el trabajo: cuánto es, quién la paga y cómo evitarla en tu bar
La falta de registros, unas horas sin justificar y un contrato que no refleja la jornada plantean problemas diferentes. Conoce los tramos de la LISOS, qué puede revisar la Inspección y cómo corregir la situación sin fabricar fichajes del pasado.
Pau Coderch9 min de lectura
En este artículo
En 30 segundos
- El incumplimiento del registro es una infracción grave. La LISOS recoge un rango de 751 a 7.500 euros para las infracciones graves laborales. La cuantía concreta depende de los hechos y de su graduación.
- No toda incidencia implica la misma sanción. Un olvido, la ausencia de registros y otros incumplimientos de jornada deben analizarse con su contexto. Tampoco existe una multa fija que puedas multiplicar automáticamente por cada empleado.
- Corrige desde hoy y conserva lo que exista. Documenta los problemas y las medidas adoptadas sin inventar registros anteriores. Si recibes un acta, revisa su contenido y sus plazos con asesoramiento laboral.
Qué se sanciona: no fichar es solo el primer caso
El bar que no tiene nada es el caso más claro, pero no el único. La Inspección sanciona también el registro incompleto, el que no refleja la hora real, el que no se ha conservado cuatro años y el que no se entrega cuando se pide.
La norma de fondo es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La sanción está en otra ley: la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, la LISOS. Si cumples el Estatuto lo tratamos en la guía de control horario; qué te cuesta no cumplirlo es lo que responde esta.
La infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS
El artículo 7.5 tipifica como infracción grave "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo". La mención expresa al registro la añadió el artículo 11 del Real Decreto-ley 8/2019.
El artículo 7.5 también contempla incumplimientos sobre tiempo de trabajo. Un registro que muestra más horas de las previstas requiere revisar distribución de jornada, límites y compensación. Si el registro refleja correctamente lo sucedido, ese hecho no constituye por sí mismo una infracción del deber de registrar.
Cuánto es la multa: los tramos del artículo 40
Las cuantías las fija el artículo 40.1.b de la LISOS para las infracciones graves en materia de relaciones laborales, en tres grados. Las cifras vienen de la Ley 10/2021, de 9 de julio, rigen desde el 1 de octubre de 2021 y son las del texto consolidado del BOE a 19 de septiembre de 2026.
El grado se decide con los criterios del artículo 39.2: negligencia e intencionalidad, fraude o connivencia, advertencias y requerimientos previos de la Inspección desatendidos, cifra de negocios, trabajadores afectados, perjuicio causado y cantidad defraudada. Un bar sin registro que paga las extras en negro acumula agravantes. Uno con olvidos puntuales y sin extras ocultas tiene argumentos para el grado mínimo.
| Grado | Cuantía |
|---|---|
| Mínimo | De 751 a 1.500 € |
| Medio | De 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | De 3.751 a 7.500 € |
Por empresa y por infracción: lo que se suma y lo que no
El artículo 7.5 no dice que haya una infracción por cada trabajador. Otros apartados sí lo dicen, como el 7.2 sobre contratos temporales en fraude de ley, y este no. Seis empleados sin fichar no multiplican la multa por seis, aunque el número de afectados cuenta para el grado.
Lo que sí se suma son las infracciones distintas: horas extra no pagadas, cotizaciones que faltan. Si un empleado a tiempo parcial no tiene registro, el artículo 12.4.c del Estatuto presume jornada completa, y eso abre diferencias salariales y liquidación de cuotas. Si no entregas el registro, entra la obstrucción del artículo 50, que en general es grave y se multa con la misma escala.
La reincidencia está en el artículo 41: otra infracción del mismo tipo en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción firme. Permite subir la cuantía hasta el doble, sin pasar de 7.500 euros en las graves.
Situaciones que revisar y documentación que ayuda a aclararlas
La cuantía no puede deducirse de una escena aislada. Estas situaciones sirven para revisar el cumplimiento y reunir documentación; la calificación y la graduación dependen de los hechos acreditados y de la norma aplicable.
| Situación | Qué revisar | Qué hacer |
|---|---|---|
| No hay registros diarios | Cumplimiento del artículo 34.9 y periodos afectados | Implantar el registro y documentar la corrección sin fabricar el pasado |
| El registro repite el cuadrante | Si recoge las horas efectivamente trabajadas | Contrastar incidencias y registrar entradas y salidas reales |
| Faltan extras o personal parcial | Relación laboral y obligaciones de cada contrato | Incluir al personal obligado y preparar los resúmenes correspondientes |
| El registro muestra más horas de las previstas | Distribución de jornada, compensación, salario y cotización | Revisar con gestión laboral; no asumir que todo exceso tiene el mismo tratamiento |
| Falta parte del archivo | Periodos conservados y posibilidad de recuperación | Conservar evidencia disponible y corregir el sistema de archivo |
| No se puede consultar o entregar | Accesos, formato y requerimiento recibido | Facilitar la documentación y atender el requerimiento en sus términos |
Qué pide la Inspección de Trabajo cuando entra en tu bar
La visita no se avisa. Lo primero que pide es la relación de personal presente, los contratos y el registro de jornada de los últimos meses, exportado o en pantalla.
Después cruza el registro con contratos, nóminas y Seguridad Social, y con lo que ve: un sábado a las 23:00 con seis personas en sala y cuatro fichadas es un problema evidente. También puede hablar con los empleados sin que estés delante. La coherencia es lo que se examina.
Cómo lo hace Menuveo
Con Menuveo las horas de cada trabajador se descargan en PDF o Excel, con el historial de correcciones. Es lo que se enseña en la visita sin buscar carpetas.
Casos típicos en bares: turno partido, extras y familiares
El turno partido es el primer foco. Un camarero de 12 a 16 y de 20 a 24 que ficha una entrada y una salida aparece con doce horas. Dos entradas y dos salidas al día lo resuelven.
Los extras del fin de semana son el segundo: el que viene con contrato de fin de semana es plantilla y ficha. El que viene sin contrato es otra infracción, mucho más grave, por falta de alta en la Seguridad Social.
Los familiares y el encargado son el tercero. Un autónomo colaborador no ficha; un familiar contratado por cuenta ajena, sí. Y el encargado "de confianza" registra su jornada como cualquier otro trabajador.
Pon tus números: lo que puede costar una visita
El rango legal de la infracción por registro es conocido, pero el importe concreto depende de la graduación. Además pueden surgir diferencias salariales o de cotización que requieren un cálculo propio. No sumes el máximo de cada concepto como si fuera el resultado automático de una visita.
Para valorar una diferencia de horas necesitas el contrato, el convenio, lo efectivamente trabajado y lo ya pagado o compensado. Multiplicar horas por un coste empresarial puede servir para presupuestar, pero no determina una deuda salarial ni una liquidación de cuotas. Son cálculos distintos que deben revisarse con la documentación del caso.
- Multa por el registro: de 751 a 7.500 euros según el grado.
- Diferencias salariales: lo que el trabajador puede reclamar del último año, plazo del artículo 59 del Estatuto.
- Cuotas a la Seguridad Social: se pueden liquidar hasta cuatro años atrás, según el artículo 24 de la Ley General de la Seguridad Social.
- Otras actas: exceso de jornada, horas extra sin pagar o falta de alta, cada una con su propia multa.
Si te llega un acta: plazos, alegaciones y pago con reducción
El procedimiento está en el Real Decreto 928/1998. Según su artículo 17, el acta se notifica en diez días hábiles desde que termina la actuación y tienes quince días hábiles desde el día siguiente para presentar alegaciones con las pruebas que quieras. Si no alegas, el acta puede valer como propuesta de resolución.
El artículo 14.6 abre otra vía: si la sanción es solo económica y pagas la propuesta antes de la resolución, dentro de plazo, renunciando a alegar o recurrir en vía administrativa, el importe se reduce un 40 %. Pagar supone reconocer la responsabilidad, así que decídelo con tu gestoría o tu abogado.
Si alegas, discute el grado con hechos: que ya fichas con un sistema fiable, que has regularizado contratos y horas, que no hay advertencias previas. Adjunta el registro de las semanas posteriores a la visita.
Registro digital y multas por trabajador: lo que hay y lo que no
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que exigiría registro digital, con fichaje personal y cambios trazables. A 19 de septiembre de 2026 no se ha publicado en el BOE y no está en vigor.
Las multas tampoco han cambiado. El texto consolidado de la LISOS en el BOE tiene su última actualización del 22 de mayo de 2024, y el 7.5 y el 40.1.b siguen como se explica arriba. Si lees cifras de multas por trabajador, vienen de propuestas que hoy no están en el BOE.
Cómo regularizar si llevas tiempo sin fichar
Primero, empieza hoy. No reconstruyas el pasado: un registro inventado hacia atrás es una falsedad que agrava la sanción. Segundo, revisa con la gestoría contratos y nóminas: si hay extras habituales, regularízalas; si hay parciales que trabajan más, amplía el contrato.
Tercero, escribe el protocolo de una página y que lo firme el equipo. Cuarto, si ya tienes un acta, usa el plazo de alegaciones y discute el grado con hechos: que ya fichas, que has regularizado, que no hay reincidencia.
Separa en el plan de corrección lo que puedes reconstruir con evidencia de lo que desconoces. Conserva cuadrantes, comunicaciones y registros disponibles, indicando sus limitaciones. Que falte una hora no autoriza a inventarla: documenta la incidencia y pide criterio profesional sobre cómo tratar el periodo afectado.
Cómo lo hace Menuveo
Con Menuveo el equipo ficha desde el móvil o desde una tablet compartida, con entradas, salidas, pausas y turnos partidos. El informe mensual por trabajador sale en PDF o Excel para la gestoría.
Preguntas frecuentes
Es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 a 7.500 euros según el grado, con las cuantías del artículo 40.1.b vigentes a 19 de septiembre de 2026.
El artículo 7.5 no la multiplica por trabajador; el número de afectados cuenta para el grado. Otras infracciones distintas, como horas extra sin pagar o falta de cotización, se suman aparte.
Sí. Si la sanción es solo económica y pagas la propuesta del acta antes de la resolución, renunciando a alegar o recurrir, se reduce un 40 % según el artículo 14.6 del Real Decreto 928/1998.
Sí, tener una hoja no basta si el registro no refleja la jornada real o incumple otras obligaciones. La fiabilidad debe valorarse con los hechos; una misma letra o la ausencia de correcciones no prueban por sí solas una infracción.
El inspector puede requerirlo con plazo. Si no lo aportas o das datos falsos, puede abrir una infracción por obstrucción del artículo 50 de la LISOS, aparte de la del registro.
Las infracciones laborales prescriben a los tres años, según el artículo 4 de la LISOS; las de Seguridad Social, a los cuatro. Pero el registro debe conservarse cuatro años y las cuotas se reclaman hasta cuatro años atrás.
Sí. No borra la infracción anterior, pero la Inspección valora la conducta al graduar y en las alegaciones cuenta que el problema esté corregido. Y cierra el riesgo de reincidencia.
Sí, pero esa multa no viene de Inspección sino de la AEPD. Su guía de 2023 trata la huella como dato de categoría especial: hace falta una norma que ampare ese uso y una evaluación de impacto, y el consentimiento del empleado no basta. Para un bar, fichar desde el móvil o una app sin biometría evita ese frente.
La multa del artículo 7.5 de la LISOS es siempre para la empresa. Al trabajador que no ficha se le puede sancionar por el régimen disciplinario de su convenio, pero eso no reduce la responsabilidad del empresario ante la Inspección.
